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  • 16
    Aug
    2016
    2016/08/16 (火)
  • わかりやすい「伝わる」文章:基本的なチェックポイント

この半年、例年以上にたくさんの方の文章を読みました。大学生の就活エントリーシート、企業の従業員意識調査の自由コメント、企業の社内論文。読んでいて思うことは、「もったいない。

なぜもったいないかというと、わかりにくい文章は、書いた人の能力や魅力を半減させるからです。わかりにくいだけで、読んでもらえない可能性もあります。

その延長でもっと重要なこと、「もったいない」では済まされないのが、顧客対応と人事評価です。

顧客とのメールでのやりとり、出先での携帯電話による顧客対応などでは、わかりやすい説明ができないと信頼を(取引を)失いかねません。人事評価では、自分の仕事を上司に理解してもらえるように説明できなければ、納得のいく評価が得られません

自分の考えや思いを伝えたいと思って一生懸命書いた文章ですから、以下のチェックポイントを参考に”わかりやすさ”をチェックし、「伝わる」文章に仕上げてくださいね。とを書いている私自身、わかりやすい文章なのか、ひやひやします(汗)が、文章の修正アドバイスをするとものすごーく喜ばれるので、記事にしてみました!

白と黒

わかりやすい文章のチェックポイント

1.主語と述語は明確になっていますか?

主語がない文章は、正しく伝わらない恐れがあります。

2.読点「、」を適切に使っていますか?

読点がまったくない文章を目にすることがありますが、息苦しさを覚えます。理解を助け、誤解をなくすため、読点を意味の切れ目に打ちます。
余談ですが、四字熟語や漢字の使いすぎは、紙面が真っ黒い印象になり読みにくいです。

3.句点「。」は省略していませんか?

スマホの影響なのかわかりませんが、句点を使わない文章を見かけるようになりました。小学校で習った作文ルールどおり、句読点をきちんと打ちましょう。

4.一文は長すぎませんか?(めやすは1行半までです)

長すぎる文章は、内容の理解を妨げます。

5.回りくどい表現はありませんか?

回りくどいと、なんの話なのかを見失ってしまいます。

・ 4,5の例を挙げます。以下の一文、読みづらくないでしょうか?
「私は会社のなかで、年齢や部署にとらわれずに気軽に話し合うことを心がけ続けることで、会社をいい方向に変えるのだという志といつでも何でも相談しあえる仲間を得ることができました。」

・ 読みやすくするために、”結論”を1行目に、”補足”を2行目に分けて書きます。
「私には、会社を変えるという志とそれを支えてくれる仲間がいます。この志と仲間は、年齢や部署にとらわれずに、気軽に話し合うことを通じて得ました。」

6.修飾することばと修飾されることばが離れすぎていませんか?

文章の内容が間違っているわけではありません。でも、離れすぎているだけで、なにかしっくりこない印象を残してしまいます。

・例を挙げます。読んでみて、いかがでしょうか?

「一生懸命に、私は誰かがいつか助けに来てくれることを信じて、大きな声で叫びました。」
→「私は誰かがいつか助けに来てくれることを信じて、一生懸命に大きな声で叫びました。」

いつか、応援者がいなくても、やり続けてきたことが実を結ぶ日がくると私は信じていました。」
→「応援者がいなくても、やり続けてきたことが実を結ぶ日がいつかくると私は信じていました。」

あまりに基本的なことばかりなので、それだけ?当たり前じゃない、という声が聞こえてきそうです。でも、このような基本的なことを意識して文章を書くと、驚くほど読みやすくなりますので、だまされたと思ってやってみてください!

  • 2016/08/16 (火)

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